Zkušenosti s implementací systému řízení údržby a oprav: hlavní chyby a řešení

V tomto článku V.A. Kukuzey, zástupce generálního ředitele
v oboru ekonomie se společnost Okulovskaya Paper Factory LLC podělí o zkušenosti s implementací informačního systému v podniku, hovoří o obtížích a chybách, se kterými se projektový tým setkal, a o řešeních, která pomohla implementovat program řízení údržby a oprav.

Snižování nákladů a snižování pořizovacích nákladů je jedním z hlavních úkolů, kterým čelí vrcholoví manažeři průmyslových podniků. Nestabilní 90. léta nepřispěla k aktivní obnově výrobních aktiv, v důsledku čehož opotřebení zařízení podle nejkonzervativnějších odhadů dosahuje 50 %. Vysoké opotřebení vede k častým poruchám, prostojům, což s sebou nese značné náklady na materiál, udržování minimální bilance náhradních dílů pro velké množství položek a narušení rytmu dodávek. Náklady na opravy a údržbu se pohybují od 10 % ve struktuře nákladů v závislosti na odvětví a rozsahu podniku.

Navíc jsou tyto procesy v mnoha firmách nejzáhadnější, netransparentnější a obtížně kontrolovatelné. Problém lze vyřešit optimalizací obchodních procesů a implementací automatizovaného systému pro řízení oprav a údržby (M&M).

V době rozhodnutí o zavedení automatizovaného systému řízení oprav a údržby činil podíl neplánovaných oprav 80 %, podíl údržby na celkových opravách byl přibližně 10 %, neexistovaly žádné informace o tom, kolik peněz bylo vynaloženo na opravy konkrétních jednotek, a proto nebylo možné správně vypočítat efektivitu ani vyvinout strategii oprav. Prioritou byla rychlost odstraňování problémů a levnost náhradních dílů. Nedostatek systematizovaných informací vedl k opakovaným opravám stejné jednotky.

Při implementaci systému údržby a oprav jsme vypočítali:

1. Zlepšit kvalitu řízení hlavních výrobních aktiv podniku (podrobný rozpis zařízení).
2. Zlepšit kvalitu oprav (žádné opakované opravy stejné jednotky v určitém období).
3. Zvyšte transparentnost procesů oprav a údržby.
4. Zvyšte efektivitu správy skladových zásob náhradních dílů a materiálu.
5. Snižte podíl neplánovaných oprav.
6. Prodlužte interval mezi opravami zařízení.

Přípravné práce pro implementaci začaly vytvořením excelové databáze zařízení s podrobnostmi jak podle složení (vytvořili jsme tři úrovně hierarchie: procesní linka – zařízení – část zařízení), tak podle ukazatelů kvality (rok výroby, inventární čísla, výrobní číslo, náhradní díly pro údržbu).

S jakými obtížemi jste se setkal/a?

1. Pracovní skupina se zabývala implementací automatizovaného řídicího systému pro údržbu a opravy bez přerušení svých hlavních činností. Proces přípravy se proto značně zpozdil. A později tato skutečnost celý proces vážně zpomalila.
2. Absence systematizovaného seznamu zařízení v podniku. Bez diskuse o standardech pro pojmenování zařízení musel být celý seznam později přepracován.
3. Chybí technická dokumentace pro některé typy zařízení.

Doporučení

Zaprvé je nutné vytvořit pracovní skupinu, která by se zabývala pouze implementací ACS MRO. Tím se výrazně zkrátí doba implementace a tím i náklady. Zadruhé je nutné předem vypracovat a přijmout jednotné standardy pro názvy zařízení a náhradních dílů, požadavky na ně a klasifikátor. Tím se zabrání opakovaným úpravám celé databáze opravných objektů.

Výběr softwaru byl založen na několika parametrech:

• přijatelné náklady na implementaci;
• flexibilita konfigurace a možnost jejího přizpůsobení;
• potenciál pro rozvoj.

Jednali jsme s několika společnostmi specializujícími se na implementaci takových účetních systémů a dohodli jsme se na programu 1C:TOiR.

Implementaci softwarového produktu provedla externí společnost. Společně s ní jsme předdefinovali obchodní proces ve formě diagramu, který by zahrnoval klíčové osoby, procesy a dokumenty.

S jakými obtížemi jste se setkal/a?

Pokud společnost nemá předepsaný obchodní proces údržby a oprav a implementace se provádí pomocí zjednodušené verze, pak bude s největší pravděpodobností nutné konfiguraci upravit a v některých aspektech radikálně změnit, jakmile bude celý proces údržby a oprav v podniku vybudován a předepsán v regulačních dokumentech.

Doporučení

Předem provést audit obchodního procesu údržby a oprav ve společnosti, v případě potřeby jej upravit a nadstavit implementaci automatizovaného systému řízení oprav nad již zavedený proces.

Proces implementace jsme zahájili vypracováním technických specifikací a definováním kritérií pro úspěšnost implementace konkrétní části softwarového produktu. Na implementaci jsme vyhradili přibližně 9 měsíců, z čehož 3 měsíce byly věnovány vývoji technických specifikací a přizpůsobení programu nám, přibližně 4 měsíce zadávání referenčních informací a 2 měsíce školení a pilotnímu provozu. Pro procvičení našich dovedností jsme zpočátku vyplnili daty pouze v jednom procesním řádku, zatímco ostatní řádky byly zadávány prázdnými kartami (obr. 2).

Důležité: nepokoušejte se opravovaný předmět rozebrat na šroubky. Zkuste jej detailně rozebrat ve 3 úrovních.

Po zadání celé databáze sami pochopíte, kolik úrovní detailů budete potřebovat k rozdělení zařízení (obr. 3).

S jakými obtížemi jste se setkal/a?

1. Ve fázi přípravy technických specifikací jsme nebyli schopni zohlednit vše potřebné, takže jsme následně museli program upřesnit a doplnit potřebné reporty, formuláře atd.
2. Zadávání regulačních a referenčních informací (RRI) a vyplňování karet pro opravy objektů zabralo spoustu času.
3. Ve fázi zadávání informací a pilotního provozu jsme se setkali s nedostatečným pochopením potřeby tohoto systému ze strany personálu (včetně inženýrského a technického personálu).

Doporučení

1. Aby zaměstnanci správně pochopili výhody zavedení systému údržby a oprav a co nejmenší úpravy programu již v průběhu implementace, je naprosto nezbytné navštívit podniky, kde jsou podobné systémy instalovány a fungují – vyměnit si zkušenosti a vyhnout se opakování chyb.
2. Ve fázi přípravy technických specifikací shromážděte co nejvíce informací o dostupném vybavení a systematizujte je. Nedostatek informací a nutnost jejich pokaždé vyhledávat v archivech výrazně zpomaluje proces implementace.
3. Hlavní referenční knihy, jako jsou oddělení, zaměstnanci, smlouvy, dodavatelé, měrné jednotky atd., lze použít hotové, exportované z „1C: Účetnictví“. Zaprvé to ušetří čas při zadávání NSI do systému a zadruhé vám to umožní bezbolestně a rychle aktualizovat referenční knihy.
4. Předem si připravte v Excelu celou hierarchii objektů oprav zařízení s popisem hlavních parametrů, lhůt oprav a náhradních dílů. To vám umožní importovat data přímo z Excelu namísto ručního zadávání.
5. V první fázi zaveďte pouze hlavní technologické zařízení. Jakmile si na systém zvyknete, můžete během provozu dle potřeby zavádět pomocná zařízení.

I ve fázi tvorby technických specifikací byste se měli sami rozhodnout, zda váš systém bude fungovat společně s účetní databází, či nikoli. Pokud odmítnete synchronizaci s účetním oddělením, ušetříte čas a peníze za implementaci, ale ztratíte funkčnost. Synchronizaci máme nakonfigurovanou pro tři dokumenty: dodací list pro příjem zboží, dodací list pro pohyb a požadavek na odepsání materiálu. Aby to ale fungovalo, je nutné nakonfigurovat soulad nomenklatury údržby a oprav s nomenklaturou v účetní databázi. To vám pak umožní sledovat sklad online a zkrátit dobu vyplňování primární dokumentace, protože dokumenty, jako je výkaz vad a akty, budou generovány automaticky.

Hlavním problémem je nastavení této korespondence, protože (1) existuje mnoho položek (kvantitativní faktor) a (2) jedna položka údržby a oprav může odpovídat několika položkám v účetnictví (kvalitativní faktor).

Existuje pouze jeden způsob, jak tento problém vyřešit – přidělit jednu nebo dvě osoby, které se budou zabývat pouze denním zadáváním korespondence. V závislosti na velikosti podniku může tento proces trvat dva až šest měsíců.

Je důležité si uvědomit, že instalace a spuštění systému trvá jeden až dva roky a stejnou dobu trvá jeho zavedení do každodenní práce (zaškolení, úpravy, přidání nově instalovaného zařízení atd.). Neměli byste počítat s kratší dobou.

Po dokončení hlavní části implementace je nutné vypracovat pokyny a předpisy pro práci s programem. Většina pokynů se objeví ve fázi vyplňování programu, ale bude nutné je upravit pro obsluhující personál.

Doporučení

1. Měly by existovat jak úplné instrukce se snímky obrazovky, tak i krátké podrobné instrukce s jednoduchým výčtem postupných operací.
2. Je důležité v programu přiřadit a rozdělit role a přístupová práva a pro každou roli vytvořit individuální instrukce popisující omezenou funkcionalitu programu.
3. Oprávnění k zadávání referenčních údajů, zejména názvosloví, by mělo být omezeno, aby se zabránilo dvojímu zadávání.

V této fázi bude role ekonomické služby velmi vysoká, protože je spojnicí mezi výrobou, nákupem a účetnictvím. Doporučuji jmenovat ve službě odpovědnou osobu, která by byla zodpovědná za správnost zadávání dat pro nomenklaturu a sledovala by úplnost konfigurace korespondence mezi nomenklaturou MRO a účetní nomenklaturou.

Aby byl implementační projekt dokončen v plánovaném časovém rámci a s co nejnižšími náklady, je nutné pamatovat na dvě klíčové věci: Kontrolu a Motivaci.

1. Vytvořte podrobný implementační harmonogram.
2. Nezapomeňte vzít v úvahu dovolené a svátky.
3. Schůzky se provádějí alespoň jednou týdně, aby se shrnuly průběžné výsledky.
4. Přísně dodržujte termíny, snažte se je neodkládat. Pokud se termín pro jednu z fází posunul, kompenzujte čas na úkor fáze další.
5. Vyplňování NSI by mělo probíhat podle „digitalizovaného“ harmonogramu, tj. jako plán na týden se specifikuje konkrétní počet opravných objektů a názvosloví. Například opravárenský a mechanický servis by měl týdně vyplnit 50 opravných objektů a 100 názvů názvosloví atd.
6. Sledujte odchylky, nezanedbávejte upozorňovat na problémy vrcholový management – generálního ředitele nebo akcionáře, protože takové projekty jsou klíčové pro zlepšení efektivity podniku jako celku.

Doporučení

Předem prodiskutujte motivační část (pokud není specifikována v místních předpisech vašeho podniku) jak po dokončení projektu, tak i průběžné pobídky pro ty, kteří se vyznamenali. Je nutné stanovit kritéria pro úspěšnost realizace projektu a tato kritéria zafixovat v příkazu generálního ředitele. Vzhledem k dlouhé době realizace se může na odměňování pracovní skupiny „zapomenout“.

Implementace automatizovaného systému údržby a oprav sice okamžitě nevyřeší všechny úkoly a problémy spojené se zkrácením prostojů, zvýšením efektivity a snížením nákladů, ale v tomto směru poskytne významnou pomoc.

Časopis Prostoev.NET č. 1(14) 2018
Autor: V.A. Kukuzey, zástupce generálního ředitele pro ekonomiku, Okulovská papírna s.r.o.